Post-COVID kantoorruimtes / De toekomst is activiteit-gebaseerd

Post-COVID kantoorruimtes

De toekomst activiteit-gebaseerd

Met onze geavanceerde maskeringstechnologie kunnen we deze nieuwe uitdaging ondersteunen

Elke uitdaging is een kans om het beter te doen, zoals een betere werkplek creëren

COVID-19 en de geadviseerde maatregelen dwingen ons ertoe onze kantoorruimtes te herinrichten. Voor sommige bedrijven is het een geheel nieuwe uitdaging, een ware spoedcursus om in deze veranderde omstandigheden aanpassingen te doen in de werkomgeving. Voor anderen is deze afgelopen crisis juist een gelegenheid om hun overgang naar een meer flexibele werkomgeving te versnellen – een proces dat al vóór de pandemie goed doordacht en in gang gezet was. Immers, virus of geen virus, meer flexibiliteit op de werkplek stond al geruime tijd bovenaan het verlanglijstje van de meeste werknemers.

En flexibiliteit kregen ze allemaal, of ze het leuk vonden of niet, waarbij veel medewerkers vanuit huis hebben gewerkt, op hun eigen voorwaarden, volgens hun eigen schema, weg van wat velen zich begonnen te herinneren als het starre kader van hun oude kantoor. Bovendien begonnen velen echt te genieten van het werken op afstand vanuit het comfort van hun eigen huis. Sommigen werden zelfs productievere werknemers door dit te doen. Maar na maanden apart te hebben gewerkt, begonnen velen ook het kantoor te missen, de gezelligheid, de inspiratie, en de samenwerking op manieren die op afstand gewoon niet mogelijk zijn. Om deze reden zijn ruimten die zijn ontworpen om deze werkwijze, met name flexibiliteit en samenwerking, te ondersteunen niet van de baan. Afgezien van onze nieuwe verantwoordelijkheid om de juiste veiligheidsmaatregelen te treffen, binnen of buiten het kantoor, zijn open kantoorruimte ontwerpen en activiteit gerelateerd werken een blijvertje… en groeien in populariteit. Meer dan ooit verwachten werknemers de mogelijkheid te hebben om te kiezen waar binnen of buiten het kantoor ze werken op basis van de specifieke taak die ze moeten voltooien.     

Welkom bij het nieuwe normaal

De 1.5 meter maatregel betekent minder kantoorcapaciteit

Hoe je het ook invult, het is heel goed mogelijk dat de huidige hoeveelheid kantooroppervlakte na de komst van Covid-19 niet meer hetzelfde aantal werknemers kan herbergen als voor de komst van Covid-19. Sociale afstand zal waarschijnlijk een werkplek voor 8 personen veranderen in een werkplek voor 4 personen. Als voorheen twee mensen samenwerken in een afgesloten kantoorruimte, zal de indeling misschien helemaal opnieuw bekeken worden. Wellicht blijven meerdere werkplekken leeg door spreiding, omdat er meer thuis gewerkt gaat worden, en wat ga je daarmee doen?

Afhankelijk van de gekozen kantoorlay-out kan het gedeeltelijk thuiswerken een kosteneffectieve strategie zijn om een veiligere werkplek te garanderen, of wordt de afgelopen periode beschouwd als een sterk signaal dat het tijd is om de werkplekken op een geheel nieuwe manieren in te delen en daarbij de kantooroppervlakte volledig te herinrichten.

Hoe dan ook, de wereldwijde COVID-19 pandemie zal een blijvende impact hebben op de manier waarop een gewone werkdag op kantoor benaderd wordt. Misschien, zonder dat we het ons realiseren, zijn we al begonnen met de overgang naar een model dat lijkt op activiteit gebaseerd werken; een werkplek kiezen op basis van wat je wilt gaan doen.

Minder kantoorcapaciteit vraagt om meer flexibiliteit op de werkplek

Is het wel eens opgevallen dat sommige van ’s werelds coolste kantoren zich vaak bevinden waar de kosten per vierkante meter het hoogst zijn? Schaarste stimuleert creativiteit en innovatie. En wanneer elke vierkante meter er echt toe doet, worden het verbeteren van de efficiëntie van kantoorruimte en het stimuleren van de productiviteit van werknemers één en dezelfde zaak.

Is het echt nodig om alle werknemers een eigen bureau te geven? Wat als high-performers liever een plek in het kantoor kiezen waar ze bepaalde taken het best kunnen uitvoeren? Dat is waar het bij activiteit gerelateerd werken om draait: medewerkers laten kiezen tussen verschillende werkplekken, elk perfect ingericht voor een specifieke activiteit.

Op elke werkdag kunnen zij in een activiteit gerelateerde kantoorinrichting werken in de ruimte die het meest geschikt is voor het type taak dat zij verrichten. Geen toegewezen werkplekken meer. Geen starre stoelopstellingen meer. Werknemers kunnen op hun eigen manier werken, op kantoor net als thuis. Dat klopt, het kantoor kan zich als thuis gaan voelen.

Meer flexibiliteit betekent een minder voorspelbaar geluidsklimaat op kantoor

Hoe zit het met het geluid op kantoor? Hoe zit het met alle afleidingen, van alledaagse geluiden – zoals telefoons die rinkelen, getik op het toetsenbord, gemaal van koffieapparaten en het zoemen van de printers – tot luide gesprekken tussen collega’s, die allemaal de aandacht van elke werknemer op de werkvloer vragen? Zullen werknemers in een kantoorruimte met minder muren, minder grenzen, privé gevoelige zaken kunnen bespreken, in overeenstemming met het vereiste niveau van vertrouwelijkheid? Zullen zij zich daarbij op hun gemak voelen?

Zowel te veel als te weinig geluiden kunnen even schadelijk zijn voor de ervaring en de prestaties van de medewerker. De meeste geluidsmaskeringsystemen zijn ontworpen om het geluid in uw kantoor perfect te egaliseren en vooral goed werk leveren bij het overstemmen van privégesprekken en afleidende gesprekken. Hoe kunnen dergelijke systemen erachter komen hoe luid of stil het kantoor eigenlijk is op een bepaalde dag, op een bepaald moment? Hoe kan geluidsmaskering effectief zijn in zowel lawaaiige als stille omstandigheden?

In een op activiteiten gebaseerde werkomgeving waar elke werkdag anders kan zijn, is het niet voldoende om het volume van uw geluidsmaskering volgens een vooraf bepaald schema te beheren. Het geluidsmaskeringsysteem moet “smart” zijn en net zo flexibel zijn zoals de werkruimte wordt gebruikt. Het moet zijn volume automatisch en dynamisch per zone aanpassen aan de steeds veranderende werkomgeving.

Achergrondgeluidsniveau met geluidsmaskering

Hoe geluidsmaskering zich automatisch aanpast aan de akoestiek op kantoor en het optimaliseert.

Is het een waterval? Is het een ventilator? Is het witte ruis verspreid over de kantoorruimte of een andere ruis onderdrukkende technologie?

Nee, het is het geavanceerde Soft dB geluidsmaskeringsysteem dat telkens de juiste hoeveelheid achtergrondgeluid produceert om de geluiden en gesprekken te maskeren die de werknemers niet hoeven te horen, op welk moment dan ook, ongeacht hoe druk of rustig het op kantoor is. Het hoeft het niet van tevoren ingepland te worden. Er hoeft niet van tevoren uitgezocht te worden wanneer of waar de kantoorruimte akoestisch oncomfortabel wordt. Soft dB geluidsmaskering zorgt op een unieke, intelligente manier en volledig automatisch voor meer auditieve privacy, vertrouwelijkheid en een omgeving zonder afleiding, wanneer de medewerkers dat het meest nodig hebben.

Wanneer het kantoor bijna vol is

Op een drukke werkdag op het post-covid kantoor voelt alles bijna weer als vanouds, ware het niet dat er hier en daar een halve liter hand desinfecterend middel staat en veiligheidsborden staan… Werknemers zijn bezig met hun dagelijkse werk – telefoontjes beantwoorden, e-mails schrijven, live videoconferenties houden, rapporten afronden, briljante pitches ontwikkelen, levensreddende apps coderen, lastige uitdagingen bespreken en nieuwe ideeën uitwisselen.

Het kantoor zal bruisen met allerlei activiteiten die aan de gang zijn. En natuurlijk zal het kantoor luidruchtig zijn. Hoe meer activiteiten hoe luidruchtiger, toch? Op zulke drukke, lawaaierige kantoordagen is de belangrijkste uitdaging van activiteitsgericht werken, en open kantoren in het algemeen, vrij eenvoudig:

Ervoor zorgen dat elke werknemer zich kan concentreren en kan innoveren zonder onderbreking van een anders zeer stimulerende werkomgeving.

Op zulke dagen zal het juiste geluidsmaskeringssysteem naadloos opgaan in het relatief hoge achtergrondgeluidsniveau op kantoor, terwijl het zich voortdurend aanpast aan luidere pieken – die meestal het gevolg zijn van informeel gepraat, luide stemmen en verbale communicatie in het algemeen – en stillere dalen.

Wanneer het kantoor bijna leeg is

Zou het prettig zijn om in een muisstille ruimte te werken,  volledig bewust zijn van de aanwezigheid van alle anderen, wetende dat ook zij waarschijnlijk alles van de anderen kunnen horen zoals ademen, niezen, hoesten, uitrekken, in lades naar een pen zoeken en zelfs denken? 

Op een rustige werkdag in het post-covid kantoor, dat gedeeltelijk leeg is omdat werknemers hebben besloten op afstand te werken, zullen degenen die die dag op kantoor zitten, merken dat zelfs de zachtste geluiden duidelijk hoorbaar worden. Het omgevingsgeluid zal daarom uitzonderlijk laag zijn. Herinner je je die grote tentamenzalen op school? Het voelde een beetje ongemakkelijk, nietwaar? Dus als stille kantoren te stil wordt, wordt dat een grote uitdaging:

De medewerkers helpen zich op hun gemak te voelen, stil of niet zo stil, in hun eigen “privé bubbel”,  zich minder bewust van hun omgeving..

Op zulke dagen zal het geluidsmaskeringsysteem het achtergrondgeluidsniveau net genoeg verhogen om de afleidende geluiden te verminderen, zonder dat deze informatieloze ruis een bron van afleiding op zich wordt.

 

Activiteitgericht ontwerpen van werkplekken en het maskeren van geluid gaan al meer dan 10 jaar hand in hand

De Kokuyo Groep is al vele jaren een bron voor organisaties die meer willen bereiken met minder door middel van het activiteit-gebaseerde werkmodel. Ze wisten veel over het verbeteren van de prestaties en het welzijn van werknemers door hen de keuze te geven om te werken hoe en waar zij dat willen. En ze hadden zeker innovatieve ideeën over hoe toekomstige kantoorontwerpen deze meest gewilde werkplekflexibiliteit zouden kunnen bieden.

Activiteitgericht werken zonder compromissen

Maar Kokuyo wist ook heel goed dat activiteit gerelateerd werken en open werkplekken een bepaalde prijs hadden: een hardere akoestiek, steeds wisselende niveaus van afleiding, een minder goed gevoel van privacy, zowel visueel als auditief, en potentiële vertrouwelijkheidsproblemen.

Als een wereldwijde expert in akoestische engineering met meer dan 20 jaar innovaties in werkplek akoestiek, geluidsmetingen en lawaaibestrijding, wisten Soft dB veel over het oplossen van de akoestische nadelen van activiteit-gebaseerde werkomgevingen.

De activiteitsgerichte werkplek van morgen – met minder muren, minder grenzen, meer ruimte om samen te werken, en ontworpen op flexibiliteit – hoefde niet ten koste te gaan van het geluidscomfort en de privacy. En zo begon een lange en vruchtbare internationale samenwerking tussen Kokuyo en Soft dB. Aan de ene kant een team van experts die gepassioneerd zijn om het ontwerp van werkplekken naar een nieuw niveau te tillen, en aan de andere kant een team van experts die dat zijn over het realiseren van superieure akoestiek.

Privacy en comfort zonder muren

Al meer dan 10 jaar helpt Kokuyo bedrijven van alle soorten en maten om het beste te halen uit activiteitsgericht werken en in een vroeg stadium van het kantoorontwerp de gepatenteerde geluidsmaskering technologie van Soft dB te integreren om de werknemers te voorzien van:

 
  • Precies het juiste niveau van auditieve privacy en anonimiteit, zonder de noodzaak van muren
  • Een plek vrij van lawaaiige afleiding voor diepe focus, creatief denken en in een flow komen
  • De vrijheid om telefoongesprekken te voeren, ongeacht de aard ervan, zonder anderen te storen
  • De mogelijkheid om openlijk gevoelige zaken te bespreken met collega’s en met superieuren, zonder de angst te worden afgeluisterd door de hele verdieping
  • De kracht om zichzelf te zijn, zowel extraverte als introverte mensen – rondlopen, hardop denken, onderweg snacken, niezen, ademen, een pen laten vallen – en dat alles zonder het middelpunt van de belangstelling van het kantoor te worden

En last but not least:

    • De juiste geluidsomgeving op kantoor, het juiste niveau van geluidscomfort, waarvan velen voorheen dachten dat het praktisch onhaalbaar was in open werkomgevingen.

 

 

 

 

Wilt u meer weten over de oplossing geluidsmaskering?

Onze geavanceerde geluidsmaskeringtechnologie zal u helpen de productiviteit in uw werkruimte te verhogen door lawaaiige afleidingen te verminderen en mogelijkheden te bieden voor privacy en focus. Een comfortabel kantoor heeft een positieve invloed op de stemming, gedrevenheid en prestaties van uw werknemers.